Privacy- en cookiebeleid

1. Persoonsgegevens die wij verzamelen

Wij kunnen de volgende categorieën van persoonsgegevens verzamelen en verwerken.

1.1 Gegevens die u ons rechtstreeks verstrekt

Wij verzamelen persoonsgegevens wanneer u een offerte aanvraagt, een bestelling plaatst, een klantenaccount aanmaakt, een ontwerp goedkeurt, een formulier invult, contact met ons opneemt, zich inschrijft op onze nieuwsbrief, een beoordeling achterlaat of met ons communiceert.

Deze gegevens kunnen onder meer het volgende omvatten:

• naam en voornaam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• factuuradres;
• leveringsadres;
• naam van de club, de ploeg, de vereniging, de organisatie of het bedrijf;
• functie of rol binnen een organisatie;
• inloggegevens van het klantenaccount;
• informatie over offertes;
• informatie over bestellingen;
• betalings- en facturatiegegevens;
• communicatie met onze klantenservice;
• communicatievoorkeuren;
• productvoorkeuren;
• logo's, badges, clubwapens, teksten, namen, slogans, afbeeldingen, bestanden of andere elementen die in het kader van een bestelling worden aangeleverd.

1.2 Gegevens met betrekking tot bestellingen en gepersonaliseerde producten

Omdat wij gepersonaliseerde of op bestelling vervaardigde producten leveren, kunnen wij informatie over uw bestellingen verzamelen, met name:

• producttype;
• aantallen;
• maten;
• kleuren;
• ontwerpinstructies;
• goedgekeurde ontwerpen;
• logo's, badges, clubwapens of grafische elementen;
• door de klant aangeleverde bestanden;
• leveringsvereisten;
• foto's of video's van de producten die wij vervaardigen of leveren.

Sommige door de klant aangeleverde elementen kunnen persoonsgegevens bevatten, bijvoorbeeld namen, initialen, foto's, spelersnamen of informatie over een ploeg, een school, een club of een organisatie.

1.3 Automatisch verzamelde technische gegevens

Wanneer u onze site gebruikt, kunnen wij automatisch bepaalde technische informatie verzamelen, met name:

• IP-adres;
• type en versie van de browser;
• type apparaat;
• besturingssysteem;
• tijdzone;
• bekeken pagina's;
• datum en tijdstip van het bezoek;
• site van herkomst of verwijzende pagina;
• interacties met de site;
• bekeken, verzonden of gedownloade bestanden;
• gegevens afkomstig van cookies of vergelijkbare technologieën.

Deze gegevens worden gebruikt om de site te laten werken, de beveiliging ervan te waarborgen, het gebruik ervan te analyseren en de site te verbeteren.

1.4 Betalingsgegevens

Betalingen kunnen worden verwerkt door externe betaaldienstverleners.

Wij bewaren geen volledige bankkaartgegevens.

Wij kunnen beperkte informatie over de betaling ontvangen, zoals de bevestiging van de betaling, het betaalde bedrag, de betaaldatum, de betalingsreferentie, de status van de transactie en de informatie die nodig is voor de facturatie.

1.5 Openbare gegevens

Als u informatie publiceert in openbare delen van de site, bijvoorbeeld reacties, beoordelingen of getuigenissen, kan die informatie zichtbaar zijn voor andere gebruikers.

2. Hoe wij persoonsgegevens verzamelen

Wij kunnen persoonsgegevens verzamelen:

• rechtstreeks bij u;
• via de formulieren op de site;
• via offerteaanvragen;
• via het aanmaken van een klantenaccount;
• bij het bevestigen van een bestelling;
• bij het goedkeuren van een ontwerp;
• bij het verzenden van bestanden of grafische elementen;
• bij een betaling;
• via e-mail, telefoon of een ander communicatiemiddel;
• via cookies en vergelijkbare technologieën;
• bij betaaldienstverleners, vervoerders, leveranciers, fabrikanten of andere dienstverleners die betrokken zijn bij de verwerking van uw bestelling;
• uit openbare bronnen, wanneer dat relevant is voor een aanvraag, een bestelling of een legitieme controle.

3. Verwerkingsdoeleinden en rechtsgronden

Wij gebruiken uw persoonsgegevens alleen wanneer wij over een geldige rechtsgrond beschikken.

Wanneer wij ons baseren op ons gerechtvaardigd belang, betekent dit dat wij de gegevens gebruiken voor een redelijk commercieel of organisatorisch belang, waarbij wij rekening houden met uw rechten, vrijheden en redelijke verwachtingen.

4. Bestellingen, offertes en gepersonaliseerde producten

Wij gebruiken de gegevens die in het kader van een offerteaanvraag, een bestelling of een ontwerp worden verstrekt om:

• uw aanvraag te begrijpen;
• een offerte op te maken;
• een ontwerp te maken of aan te passen;
• de producten te vervaardigen of te laten vervaardigen;
• de betaling te beheren;
• de levering te organiseren;
• vragen, klachten of verzoeken na verkoop te behandelen;
• de documenten te bewaren die nodig zijn voor onze boekhouding, ons commercieel beheer en onze wettelijke verplichtingen.

Wanneer u ons bestanden, logo's, badges, namen, foto's of andere elementen bezorgt die persoonsgegevens van derden bevatten, moet u ervoor zorgen dat u het recht hebt om die ons voor de bestelling te bezorgen.

Dit is bijzonder belangrijk wanneer de aangeleverde elementen betrekking hebben op kinderen, spelers, clubleden, werknemers, klanten, vrijwilligers of andere identificeerbare personen.

5. Marketingcommunicatie

Wij kunnen uw contactgegevens gebruiken om u informatie te sturen over onze producten, diensten, aanbiedingen, nieuwigheden, voorbeelden van realisaties of nieuws.

Wij versturen alleen marketingcommunicatie wanneer de wet dat toelaat. Dat kan zijn omdat u uw toestemming hebt gegeven, omdat u zich hebt ingeschreven op onze nieuwsbrief, of omdat u al klant bent en wij u contacteren over soortgelijke producten of diensten.

U kunt zich op elk moment uitschrijven door te klikken op de uitschrijflink in onze e-mails of door contact met ons op te nemen via het volgende adres: info@hercules-merchandise.nl.

Wij verkopen of verhuren uw persoonsgegevens niet aan derden voor marketingdoeleinden.

6. Gebruik voor marketing, portfolio en casestudy's

Wij kunnen foto's of video's van producten die wij hebben ontworpen, vervaardigd, aangeleverd of geleverd, alsook algemene informatie over de bestelling, gebruiken voor marketing, portfolio, blog, sociale media, catalogus, nieuwsbrief, commerciële presentaties of promotionele communicatie.

Dit kan het volgende omvatten:

• foto's of video's van de afgewerkte producten;
• visuals, ontwerpen, stalen of previews;
• naam van de club, de ploeg, de vereniging, de organisatie, het bedrijf of het merk;
• logo's, badges, clubwapens, kleuren, slogans, visuals of brandingelementen die werden aangeleverd of goedgekeurd;
• algemene informatie over de bestelling, zoals het producttype, de sport, de locatie, het doel van het project of de aard van de merchandising.

Onze rechtsgrond is doorgaans ons gerechtvaardigd belang om onze activiteiten te promoten en voorbeelden van ons werk te tonen.

Wij publiceren zonder toestemming geen privécontactgegevens, persoonlijke adressen, vertrouwelijke prijzen, gevoelige informatie, niet-gepubliceerde persoonlijke informatie of commercieel vertrouwelijke informatie.

Wanneer het gebruik betrekking heeft op identificeerbare personen, kinderen, particulieren of andere persoonsgegevens die bijzondere bescherming vereisen, beoordelen wij of bijkomende toestemming nodig is.

U kunt zich tegen dit gebruik verzetten door contact met ons op te nemen. Als u niet wilt dat uw bestelling, uw naam, uw logo, uw branding of de foto's van de producten voor marketingdoeleinden worden gebruikt, moet u ons dat idealiter schriftelijk laten weten vóór de bevestiging van de bestelling.

7. Cookies en vergelijkbare technologieën

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën op onze site.

Cookies zijn kleine bestanden die op uw apparaat worden geplaatst wanneer u een website bezoekt. Vergelijkbare technologieën kunnen pixels, tags, scripts, tools voor lokale opslag of andere technologieën omvatten waarmee informatie op uw apparaat kan worden opgeslagen of gelezen.

Wij gebruiken deze technologieën om de site te laten werken, de beveiliging ervan te waarborgen, de prestaties te verbeteren, bepaalde keuzes te onthouden, het verkeer te analyseren, het gebruik van de site te begrijpen en, in voorkomend geval, onze marketingacties te meten of te verbeteren.

7.1 Soorten cookies die wij kunnen gebruiken

7.2 Strikt noodzakelijke cookies

Sommige cookies zijn noodzakelijk voor de werking van de site.

Ze kunnen onder meer dienen om:

• de site te beveiligen;
• fraude te voorkomen;
• uw privacyvoorkeuren te onthouden;
• het opmaken van een offerte mogelijk te maken;
• het inloggen op een account mogelijk te maken;
• de werking van de betaling mogelijk te maken;
• de prestaties en de beschikbaarheid van de site te handhaven.

Voor deze cookies is uw toestemming niet vereist wanneer ze strikt noodzakelijk zijn voor de gevraagde dienst.

7.3 Functionele cookies

Functionele cookies verbeteren uw ervaring, bijvoorbeeld door uw voorkeuren, uw taal, uw regio of bepaalde formuliergegevens te onthouden.

Wanneer ze niet strikt noodzakelijk zijn, worden ze alleen gebruikt wanneer de wet dat toelaat en, indien nodig, met uw toestemming.

7.4 Cookies voor bezoekersmeting

Wij kunnen cookies voor bezoekersmeting gebruiken om te begrijpen hoe bezoekers onze site gebruiken.

Deze cookies kunnen ons helpen te weten welke pagina's worden bekeken, hoelang bezoekers op de site blijven, welke pagina's populair zijn, hoe bezoekers op de site terechtkomen en of bepaalde delen van de site moeten worden verbeterd.

Deze cookies worden gebruikt in overeenstemming met de geldende regels en, wanneer nodig, met uw toestemming.

7.5 Marketingcookies

Wij kunnen cookies of vergelijkbare technologieën gebruiken voor marketingdoeleinden, met name om de doeltreffendheid van onze campagnes te meten, de interesses van bezoekers beter te begrijpen, advertenties weer te geven of te meten, of aan remarketing te doen.

Deze cookies worden alleen gebruikt wanneer de wet dat toelaat en, wanneer nodig, met uw toestemming.

7.6 Diensten van derden

Sommige cookies of vergelijkbare technologieën kunnen worden geplaatst door diensten van derden die op onze site worden gebruikt.

Deze diensten kunnen onder meer betrekking hebben op:

• bezoekersanalyse;
• betaling;
• beveiliging van de site;
• ingesloten video's;
• kaarten;
• sociale media;
• advertenties;
• remarketing;
• nieuwsbrief- of marketingtools.

Deze dienstverleners kunnen informatie verwerken volgens hun eigen privacy- en cookiebeleid.

Wanneer dat vereist is, worden deze cookies van derden alleen met uw toestemming gebruikt.

7.7 Beheer van uw voorkeuren

Wanneer u onze site bezoekt, kan u worden gevraagd niet-essentiële cookies te aanvaarden, te weigeren of in te stellen.

U kunt uw toestemming op elk moment wijzigen of intrekken via de cookiebeheertool op de site, wanneer die wordt aangeboden.

U kunt uw browser ook zo instellen dat bepaalde cookies worden geblokkeerd of verwijderd. Als u bepaalde cookies blokkeert, werken sommige delen van de site mogelijk niet correct.

8. Ontvangers en delen van gegevens

Wij kunnen persoonsgegevens delen wanneer dat nodig is voor de doeleinden die in dit beleid worden beschreven.

Ontvangers kunnen onder meer zijn:

• betaaldienstverleners;
• banken;
• vervoerders en leveringsdiensten;
• fabrikanten, leveranciers en productiepartners;
• hostingproviders en IT-dienstverleners;
• beveiligingsdienstverleners;
• tools voor sitebeheer;
• e-mailing- of nieuwsbriefplatformen;
• tools voor bezoekersanalyse;
• dienstverleners voor klantenservice;
• boekhouders, accountants en belastingadviseurs;
• advocaten, verzekeraars en professionele adviseurs;
• overheidsinstanties, rechtbanken, administraties of toezichthoudende autoriteiten wanneer de wet dat vereist;
• overnemers of partners in geval van herstructurering, overdracht of verkoop van onze activiteiten of een deel ervan.

Wij delen gegevens alleen wanneer dat nodig is en wanneer wij over een geldige rechtsgrond beschikken.

Wij verkopen of verhuren uw persoonsgegevens niet aan derden.

9. Internationale doorgiften

Sommige van onze dienstverleners of tools kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte of het Verenigd Koninkrijk.

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land dat geen als passend erkend beschermingsniveau biedt, zorgen wij ervoor dat er passende waarborgen worden ingevoerd, zoals standaardcontractbepalingen of een ander wettelijk erkend mechanisme.

10. Bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens alleen zolang als nodig is voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld, onder meer om onze diensten te leveren, bestellingen uit te voeren, onze wettelijke verplichtingen na te leven, onze boekhouding te voeren, geschillen op te lossen en onze rechten te verdedigen.

Ter indicatie:

• contact- en offerteaanvragen kunnen worden bewaard zolang als nodig is voor de behandeling van de aanvraag en een redelijke commerciële opvolging;
• gegevens met betrekking tot bestellingen, facturen, betalingen en boekhoudkundige documenten worden bewaard gedurende de termijn die vereist is door de geldende boekhoudkundige, fiscale en wettelijke verplichtingen;
• correspondentie met de klantenservice kan worden bewaard zolang als nodig is voor het beheer van vragen, klachten, geschillen of toekomstige bestellingen;
• gegevens van klantenaccounts kunnen worden bewaard zolang het account actief is, en daarna gedurende een redelijke termijn na de afsluiting ervan;
• nieuwsbrief- en marketinggegevens worden bewaard tot u zich uitschrijft, bezwaar maakt, uw toestemming intrekt of om verwijdering verzoekt, met dien verstande dat de informatie die nodig is om uw voorkeuren te respecteren, wordt bewaard;
• productfoto's, portfoliovoorbeelden en casestudy's kunnen worden bewaard zolang ze relevant blijven voor onze activiteiten, tenzij er een geldig bezwaar of een verplichting tot verwijdering is;
• gegevens afkomstig van cookies worden bewaard volgens de termijnen die in de cookiebeheertool of in de instellingen van de betrokken tools worden vermeld.

Wanneer de gegevens niet langer nodig zijn, worden ze op een beveiligde manier verwijderd, geanonimiseerd of gearchiveerd.

11. Beveiliging

Wij nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, misbruik, wijziging, openbaarmaking of vernietiging.

De toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot de personen en dienstverleners die ze om legitieme professionele redenen nodig hebben.

Geen enkel systeem voor elektronische overdracht of opslag is echter volledig veilig. Als u specifieke zorgen hebt over de overdracht van bepaalde informatie, kunt u contact met ons opnemen om andere communicatiemiddelen te overwegen.

12. Uw rechten

Onder de voorwaarden van de geldende regelgeving kunt u over de volgende rechten beschikken:

• recht op inzage in uw persoonsgegevens;
• recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• recht op wissing van uw gegevens;
• recht op beperking van de verwerking;
• recht van bezwaar tegen de verwerking;
• recht van bezwaar tegen direct marketing;
• recht op overdraagbaarheid van gegevens, wanneer dit recht van toepassing is;
• recht om uw toestemming in te trekken wanneer de verwerking op uw toestemming berust;
• recht om niet te worden onderworpen aan een besluit dat uitsluitend op geautomatiseerde verwerking is gebaseerd en dat rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen heeft, wanneer dit recht van toepassing is.

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via het volgende adres:

info@hercules-merchandise.nl

Wij kunnen u vragen een identiteitsbewijs voor te leggen om uw verzoek te behandelen.

Uw rechten zijn niet absoluut. In sommige gevallen kunnen wij verplicht zijn bepaalde gegevens te bewaren om een wettelijke verplichting na te leven, een bestelling uit te voeren, een geschil te beheren, onze boekhouding te voeren of onze rechten te verdedigen.

13. Gegevens over kinderen

Onze site en onze diensten zijn niet rechtstreeks op kinderen gericht.

In het kader van bestellingen voor clubs, scholen, ploegen of sportverenigingen kunnen sommige door de klant aangeleverde elementen echter gegevens over kinderen bevatten, bijvoorbeeld namen, initialen, foto's, ploegen of informatie op gepersonaliseerde producten.

Wanneer u ons dergelijke informatie bezorgt, moet u ervoor zorgen dat u over de nodige toestemmingen of rechtsgronden beschikt.

Wij besteden bijzondere aandacht aan de verwerking van gegevens over kinderen, met name wanneer die kunnen voorkomen in ontwerpen, productfoto's, portfoliovoorbeelden of marketingcommunicatie.

14. Gevoelige gegevens

Wij streven er niet naar gevoelige gegevens te verzamelen.

Gevoelige gegevens kunnen onder meer informatie omvatten over gezondheid, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, raciale of etnische afkomst, lidmaatschap van een vakbond, seksuele geaardheid of biometrische gegevens.

Gelieve ons dergelijke gegevens niet te bezorgen, tenzij dat strikt noodzakelijk is voor uw aanvraag of bestelling en u over een passende rechtsgrond beschikt.

15. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij gebruiken uw persoonsgegevens niet om besluiten te nemen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen voor u hebben.

Mocht dat veranderen, dan passen wij dit beleid aan en verstrekken wij de informatie die door de wet wordt vereist.

16. Klachten

Als u een vraag of klacht hebt over het gebruik van uw persoonsgegevens, vragen wij u eerst contact met ons op te nemen, zodat wij kunnen proberen de situatie op te lossen.

U kunt ons contacteren via: info@hercules-merchandise.nl

U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij een bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit.

In België is de bevoegde autoriteit de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Als u in Frankrijk woont, kunt u ook contact opnemen met de CNIL of met de bevoegde autoriteit van uw land van verblijf.

17. Links naar sites van derden

Onze site kan links bevatten naar sites, platformen of diensten van derden.

Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud, de beveiliging, de privacypraktijken of het cookiebeleid van die sites van derden.

Wij raden u aan hun eigen privacy- en cookiebeleid te raadplegen voordat u hun persoonsgegevens bezorgt.

18. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit Privacy- en cookiebeleid op elk moment wijzigen.

De meest recente versie wordt op de site gepubliceerd, met vermelding van de datum van bijwerking.

Bij een belangrijke wijziging kunnen wij bijkomende maatregelen nemen om u daarvan op de hoogte te brengen, bijvoorbeeld via een bericht op de site, per e-mail of via een nieuwe vraag naar uw cookiekeuzes.

19. Contact

Voor vragen over dit Privacy- en cookiebeleid of over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen:

Be Ventures BV
Uitbater van de site onder de handelsnaam Hercules Merchandise
Avenue Paul de Merten 32/12
1090 Jette
België

Ondernemingsnummer / btw-nummer: BE 0536.337.051
E-mail: info@hercules-merchandise.nl
Telefoon: +31 85 773 6667
Website: hercules-merchandise.nl